Onder de werkkostenregeling is een vergoeding voor de telefoon van de werknemer belast als loon. Het bedrag dat u aan uw werknemer betaalt, is belast bij de werknemer. Ook kunt u de vergoeding voor de telefoon aanwijzen als ‘werkkosten’. U berekent vervolgens 1,4% van de loonsom (de zogenaamde ‘vrije ruimte’). Heeft u vrije ruimte over? Dan kan deze vergoeding van telefoonkosten onbelast blijven. Zo niet, dan betaalt u 80% eindheffing over de telefoonkosten.

Beste optie. Geeft u onder de werkkostenregeling geen telefoonvergoeding, maar stelt u een telefoon ter beschikking (uw telefoon die de werknemer mag gebruiken en die hij aan het eind van het dienstverband weer inlevert)? Dan mag u, wanneer deze telefoon meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt, de kosten als ‘werkkosten’ aanwijzen en waarderen op 0. Feitelijk kost de ter beschikking gestelde telefoon u dan dus geen belasting.

Geen werkkostenregeling?

Beste optie? Past u de werkkostenregeling niet toe? Dan is zowel het ter beschikking stellen als het vergoeden van de kosten van een telefoon die meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt, belastingvrij!

Tip. ‘10% zakelijk gebruik’ staat in principe voor de verbelde tijd. Bij een controle van de Belastingdienst wordt daarbij steeds vaker gekeken naar de functie van de werknemer (moet de werknemer bereikbaar zijn, of is hij vaak onderweg en moet hij dan kunnen bellen?).

BYOD … Vanuit automatiseringshoek wordt momenteel het ‘BYOD’ (bring your own device – de werknemer neemt zijn eigen apparaat mee) gepropageerd. De werknemer kan dan precies het apparaat kiezen dat hij graag heeft. Natuurlijk heel aantrekkelijk en het scheelt u een hoop discussie met werknemers over het beste apparaat. Maar hoe zit het fiscaal? Deze regeling is als u de werkkostenregeling nog niet toepast, ook fiscaal aantrekkelijk.

Er schuilt wel gevaar … Maar, als u (en dat moet uiterlijk in 2014) overgaat op de werkkostenregeling zijn ineens alle vergoedingen voor de telefoon belast. Dat is alleen anders voor zover u vrije ruimte overheeft. Gaat u op korte termijn nieuwe afspraken maken over de mobiele telefoon? Kies dan voor de optie met het minste fiscale gedoe. Maar hoe werkt dat dan?

Welke keuze maakt u dus?

Een nieuwe telefoonregeling? Werknemers een eigen telefoon laten meebrengen, kan duur worden onder de werkkostenregeling, terwijl een ter beschikking gestelde telefoon met meer dan 10% zakelijk gebruik belastingvrij blijft.

Tip. Kies dus voor het ter beschikking stellen van een telefoon, eventueel met afspraken rondom het gebruik ervan.

Aanvullende afspraken maken

Privégebruik beperken. Wilt u voorkomen dat uw werknemer met de door u ter beschikking gestelde telefoon urenlang (privé) gaat zitten bellen? Spreek dan met uw werknemer af dat hij een maximumbedrag mag verbellen. Belt hij meer? Dan moet hij de kosten hiervan aan u terugbetalen.

Wilt u meer weten over dit onderwerp? Neem contact op met administratiekantoor Fablo via het contactformulier of bel naar 0184 – 63 59 22.